План эффективного использования личного времени зависит от того, насколько четко Вы поставили перед собой цели. Если Вы не осознаете, чего хотите от завтрашнего дня, Вам очень сложно будет определить задачи на сегодняшний день. Поэтому если Вы хотите эффективно планировать время, то первоначальным пунктом должно стать формулирование целей и будущих планов. Личные и профессиональные цели определяют общие цели. Зачастую профессиональные цели помогают заложить фундамент личных через стабильное финансовое положение и крепкий брак. Целесообразно будет разделить свои планы по длительности выполнения, чтобы Вы ясно представляли их сроки осуществления. Это же позволит Вам судить о необходимости получения тех или иных новых знаний для достижения обозначенных задач.
Эффективно планировать время помогут:
Приоритетность дел и делегирование
Среди всех кажущихся важными дел нужно выделять наиболее важные. Также необходимо обращать на время, в которое их удобнее и выгоднее выполнить. Исходя из срочности, выгодности и удобности необходимо выбирать наиболее первостепенные дела. Не стоит в первую очередь делать приятные дела, а трудные оставлять на потом. Применяйте делегирование второстепенных задач другим людям, самостоятельно выполняя важные.
Полезно разработать свою систему, которая поможет свести к минимуму нецелесообразные действия и отвлекающие от основных задач производственные моменты.
Весь выполняемый объем работ можно разделить на три основных направления:
- перспективные дела или поиск и установление новых взаимовыгодных контактов;
- выполнение текущих дел или планирование производственного процесса, организация деловых встреч, звонков;
- рутинные обязанности — составление отчетов и оформление документации.
Правильно 60% времени уделять перспективным делам, а 25% — текущим делам и 15% — рутинным. Однако в действительности мы сталкиваемся с противоположной картиной. Это же мы увидим, если будем выполнять хронометраж времени.
Матрица Эйзенхауэра — один из примеров, как планировать время с учетом приоритетности дел
Старайтесь выполнять важные дела вовремя и не создавать авральных ситуаций. Если же такие моменты имели место, то пересмотрите расписание и перепланируйте свой день с учетом возникших обстоятельств. Не забывайте учитывать полученный опыт и не повторяйте при этом своих прошлых ошибок.
Биоритмы или жизненный цикл
При планировании времени не забывайте учитывать и свой жизненный цикл (биоритмы). Пусть ваши ритмы работают заодно с Вами, используйте умственные и физические подъемы с максимальной пользой. Если Вы «жаворонок», то Вам будет очень тяжело решать важные задачи поздно ночью.
- 9-10 часов — хорошее время для планирования, высокая работоспособность;
- 16-19 часов — второй пик подъема работоспособности с высокой интеллектуальной активностью.
Конечно, каждому человеку свойственны свои особенности поведения, поэтому полезно будет, если Вы будете для себя отмечать время умственных и физических подъемов и с учетом этого планировать выполнение особо важных или срочных дел.
Очень важным параграфом в расписании является время, отведенное на сон и отдых. Наверное, Вы сами не раз замечали, что при длительной работе внимание становится рассеянным, снижается результативность. Идеально спланированные перерывы совпадают с моментом спада жизненной активности. Желательно выделять не только время на обед, но и 5—15 минут через каждый час на короткие перерывы, так как в среднем полноценно сконцентрировать свое внимание без отдыха можно только в течение одного часа.
Отдых
При распределении времени отводите время и силы на выполнение домашних и личных дел. Если Вы замкнетесь только на учебных или рабочих моментах, то Вам может грозить переутомление или мешающий концентрации груз «кучи дел». Если постоянно не хватает времени на то, что Вам интересно и доставляет радость, то Вы не сможете получить удовольствие от своей жизни.
Поэтому необходимо планировать время и свой график на день таким образом, чтобы каждый день иметь возможность делать, по меньшей мере, одну приятную вещь. Рабочее расписание составляйте так, чтобы задания, приносящие особое удовлетворение, распределить равномерно. Во время перерыва постарайтесь полностью отключиться от производственного процесса и обеспечить своему организму полноценный отдых. Для того чтобы отдых был полноценным, перерыв необходимо проводить в стороне от своего рабочего места.
Планируйте регулярные культурные мероприятия. Такие как посещение театров, выставок, встречи с друзьями, выезды на природу, в общем все, что Вам нравится. Эти мероприятия могут доставить не только удовольствие, но и привести к новым перспективным знакомствам.
Итого
Формулирование целей и будущих планов является отправной точкой для того, чтобы научиться эффективно планировать время. Также важно использовать такие вещи:
- Приоритетность дел и делегирование — разделение дел на перспективные, текущие и рутину. Делегирование второстепенных дел другим людям.
- Биоритмы или жизненный цикл — выполнение дел с учетом собственных биоритмов в моменты умственного и физического подъемов.
- Отдых — прерываться на перерывы, время с семьей, посещение различных заведений или встречи с друзьями.
Контролировать правильность расхода своего времени можно при помощи хронометража, о котором я писал ранее.
